La conversión de documentos físicos a documentos electrónicos brinda múltiples beneficios que se ven directamente reflejados en el funcionamiento de la empresa. Existen muchas razones por las que resulta ventajoso digitalizar, a modo de ejemplo: Elimina el extravío de documentos. Permite un rápido y fácil acceso a la información. Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos. Índices de búsqueda de la información. Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina. Protege la información teniendo varios respaldos de la información. Agiliza y eficientaza el servicio a clientes. Ordena de manera lógica los expedientes. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet. Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos. Reduce costos de operación. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales .

En la actualidad muchas bibliotecas y centros de información han encontrado en la digitalización la solución al dilema de ofrecer a los usuarios acceso fácil, rápido y seguro a las colecciones de documentos que conforman su acerbo bibliográfico.
Desde el punto de vista de servicio al cliente, es muy atractivo y altamente satisfactorio para los usuarios, tener la alternativa de accesar vía Internet toda una colección de documentos sin necesidad de desplazarse de su lugar de trabajo o la casa. También se ahorra tiempo en la atención a los usuarios, en buscar documentos, verificar si están disponibles y sacar fotocopias. Todos estos factores sumados dan como resultado una manera más eficiente de ofrecer el servicio a los usuarios de un Centro de Información.
Muchas instituciones de gobierno y empresas privadas están optando por digitalizar muchos de sus documentos con el fin de satisfacer la demanda interna de sus funcionarios, ya que les permite tener acceso rápido a la información y facilitar la toma de decisiones.